Novela zákoníku práce k 1. 10. 2023 Změny v oblasti práce na dálku
Dne 1. října 2023 vstoupila v účinnost novela zákoníku práce, v rámci které došlo k několika významným změnám a novinkám, které se mimo jiné např. týkají oblasti práce na dálku, dohod konaných mimo pracovní poměr či oblasti informační povinnosti zaměstnavatele vůči zaměstnancům.
Všechny podstatné změny a novinky, které tato novela zákoníku práce od 1.10.2023 přináší, vám postupně představíme v rámci série samostatných článků, které budou v nejbližší době na našem webu v krátkém časovém sledu po sobě vycházet, kde vždy budou podrobněji probrány konkrétní změny a novinky ve vazbě na příslušnou oblast, která byla novelizována.
Úvod
V prvním dílu se zaměříme na oblast práce na dálku, na tzv. “home office”, tedy práci z domova. Výkon práce mimo pracoviště zaměstnavatele je poslední roky u zaměstnanců čím dál víc populární. S tím však jde ruku v ruce související problematika, jako například jakou formou zaměstnancům kompenzovat náklady, které jim při tomto způsobu výkonu práce vznikají. I tuto oblast novela zákoníku práce upravuje.
Hned na úvod je zapotřebí zmínit, že obecně hojně používaný pojem “home office”, respektive “práce z domova” se v rámci novely zákoníku práce nahrazuje označením „práce na dálku“, přičemž toto označení budeme i my dále v textu používat.
Dohoda o výkonu práce na dálku
Nově je zaměstnavatel povinen uzavřít se svým zaměstnancem písemnou dohodu o práci na dálku, která bude upravovat podmínky tohoto výkonu práce, pokud zaměstnavatel tuto formu výkonu práce zaměstnanci nabízí.
Kromě toho, že má být tato dohoda v písemné podobě, tak zákoník práce výslovně neupravuje její povinné náležitosti, což přenechává smluvní dohodě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Vzhledem k tomu, že díky novele zákoníku práce od 1. října dochází k rozšíření forem náhrad nákladů, které může zaměstnavatel zaměstnancům vykonávajícím práci na dálku vyplácet, je na místě, aby kromě jiného tato dohoda upravovala i tuto oblast, přičemž tématu náhrad se budeme detailněji věnovat v následujících odstavcích.
Z přechodných ustanovení k novele zákoníku práce vyplývá, že pokud nebyla přede dnem nabytí účinnosti této novely (tedy k 1. říjnu 2023) uzavřená mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale na dálku, písemná dohoda o podmínkách výkonu takovéto práce, je třeba tuto dohodu písemně uzavřít nejpozději do 1. listopadu 2023.
Určité skupiny zaměstnanců, které zákoník práce výslovně jmenuje (těhotné ženy, osoby pečující o osoby závislé na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni závislosti II až IV a zaměstnanci pečující o dítě do dosažení 9 let věku) mohou zaměstnavatele o výkon práce na dálku písemně požádat. Jestliže zaměstnavatel této žádosti nevyhoví, což je jeho právo, má povinnost toto zamítnutí písemně odůvodnit.
Naopak v určitých případech, na nezbytně nutnou dobu, pokud to povaha vykonávané práce umožňuje, pokud je místo výkonu práce pro sjednané práce způsobilé a pokud tak stanoví mimořádné opatření vlády, je zaměstnavatel dokonce oprávněn písemně nařídit zaměstnanci výkon práce na dálku v místě, které zaměstnanec na výzvu zaměstnavatele předem písemně určil.
Náhrady při výkonu práce na dálku
Jak již bylo zmíněno, zaměstnanci za práci na dálku mohou náležet od zaměstnavatele náhrady jakožto kompenzace nákladů, které mu z důvodu výkonu práce na dálku mimo pracoviště zaměstnavatele vznikly.
Nově, na základě novely zákoníku práce, si zaměstnavatel může vybrat jednu ze tří variant, jakou bude zaměstnanci hradit tyto náhrady:
náhrady na základě skutečně vynaložených a prokázaných nákladů
náhrady na základě paušální částky
bez náhrady
Do data účinnosti novely zákoníku práce byla možná pouze první nebo třetí varianta.
Zaměstnanci, kteří pracují ve formě dohody o provedení práce či dohodě o pracovní činnosti, nemají ze zákona na náhradu nákladů při práci na dálku nárok, ledaže by si toto právo se svým zaměstnavatelem smluvně sjednali.
Náhrady na základě skutečně vynaložených a prokázaných nákladů
Zaměstnavatel může zaměstnanci vyplatit náhrady za práci na dálku dle skutečné výše nákladů, které zaměstnanci při práci na dálku vznikly. Ovšem v takovém případě je nutné, aby byl zaměstnanec schopen prokazatelně a pro zaměstnavatele uspokojivě předložit výši těchto nákladů. Takový postup však může být zejména administrativně, ale i technicky velmi náročný.
Skutečně prokázané náhrady nákladů stojí u zaměstnance mimo předmět daně z příjmů (a mimo povinné odvody na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění). Na straně zaměstnavatele se zase jedná o daňově uznatelný náklad za předpokladu schopnosti prokázat skutečnou výši těchto nákladů ve spojitosti s pracovní činností zaměstnance.
Náhrady na základě paušální částky
Nově je možné náhrady za náklady vzniklé při výkonu práce na dálku vyplácet zaměstnanci na základě paušální částky, jejíž maximální výše je stanovena ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí. Pro rok 2023 se jedná o částku ve výši 4,60 Kč za každou započatou hodinu. Výše této částky se pak stanovuje podle údaje zveřejněného Českým statistickým úřadem o spotřebě domácností pro model práce na dálku, a to za 1 dospělou osobu v průměrné domácnosti v České republice za 1 hodinu.
Z pohledu daně z příjmů částka paušální náhrady, která nepřekračuje zákonnou výši (tudíž částka náhrady může být i nižší), není předmětem daně (z pohledu sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění zase nepodléhá povinným odvodům). Naopak částka převyšující tuto hranici je již za zdanitelný příjem zaměstnance považována a tedy jako taková bude podléhat dani z příjmů fyzických osob a odvodům na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění. V případě zaměstnavatele se bude jednat o daňově uznatelný náklad dle § 24 odst. 2 písm. j) bod 5 zákona o daních z příjmů.
U varianty paušálních náhrad zaměstnavatel tedy nemusí dokládat žádné skutečné náklady u zaměstnance, jako jsou účty za energie apod. Pravidla poskytnutí paušální náhrady je však nutné upravit v kolektivní smlouvě, respektive vnitřním předpisu, případně v individuální smlouvě s konkrétním zaměstnancem a také vést pro daného zaměstnance evidenci hodin odpracovaných na dálku.
Bez náhrady
Třetí a poslední variantou je možnost mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem písemně sjednat, že zaměstnanci při práci na dálku nebude náležet žádná náhrada nákladů.
Ukončení dohody o výkonu práce na dálku
Co se týče ukončení dohody o výkonu práce na dálku, lze ji ukončit vzájemnou písemnou dohodou, nebo ji lze písemně jednostranně vypovědět z jakéhokoliv důvodu (nebo i bez uvedení důvodu), a to s výpovědní dobou 15 dnů od data doručení výpovědi, pokud si smluvní strany nesjednali odlišnou délku.
Smluvní strany si mohou v dohodě rovněž sjednat, že závazek z této dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět, což může mít význam v situaci, kdy by měl zaměstnanec vykonávat práci na dálku po celou dobu trvání jeho pracovněprávního vztahu.
Závěr
To by bylo k tématu změn a novinek v oblasti práce na dálku a náhrad při práci na dálku v souvislosti s novelou zákoníku práce k 1.10. 2023 vše. V příštím dílu se budeme věnovat oblasti dohod konaných mimo pracovní poměr (dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti), kde taktéž došlo k celé řadě novinek a významných změn.
Pokud máte zájem o další podrobnosti, které se týkají výkonu práce na dálku a s tím souvisejících záležitostí včetně náhrad, nebo potřebujete v této oblasti poradit, neváhejte se obrátit na náš tým odborníků.
Zdroje
Zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
Vyhláška č. 299/2023 Sb., o stanovení výše paušální částky náhrady nákladů při práci na dálku pro rok 2023
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů
